Компания, специализирующаяся на продаже рекламных услуг, за последние несколько лет стремительно выросла. Оборот увеличился в несколько раз, и компания начала привлекать крупных клиентов, требующих комплексных решений. Однако быстрый рост принес с собой новые вызовы: внутренние процессы, которые ранее справлялись с объемом работы, начали давать сбои. Организация процессов осталась на прежнем уровне, что привело к увеличению количества ошибок, замедлению рабочих процессов и снижению эффективности.

Основная проблема заключалась в отсутствии унифицированных бизнес-процессов. Коммуникация между отделами и сотрудниками происходила через локальные чаты и электронные таблицы, что делало процессы неконтролируемыми и увеличивало вероятность ошибок. Руководителям приходилось вручную отслеживать статусы сделок, что требовало значительных временных и человеческих ресурсов. Отсутствие прозрачности процессов не позволяло оперативно выявлять на каком этапе находится сделка, получать уведомления о переходе на следующий этап и быстро реагировать на необходимость предпринимать действия.

С увеличением оборота и численности сотрудников появились дополнительные сложности. Процессы, такие как согласование договоров, IT-поддержка, кадровые процедуры, ранее управляемые посредством устной коммуникации и обмена сообщениями, начали давать сбои. Возникали задержки в согласованиях, терялись важные детали, что привело к росту недовольства как внутри компании, так и среди клиентов. Это сказалось на качестве обслуживания, замедлило реализацию сделок и вызвало рост операционных издержек.

Чтобы справиться с этими вызовами, компании требовался инструмент, который позволил бы наладить процессы и обеспечить контроль на всех этапах. Однако, учитывая текущее состояние дел, было очевидно, что автоматизация существующих процессов без их предварительного анализа и оптимизации лишь усугубила бы ситуацию. Поэтому первым шагом стало предложение провести комплексный анализ и оптимизацию текущих бизнес-процессов.

Возможное изображение:
Схема проблемных областей и ключевых вызовов, с которыми столкнулась компания на разных этапах роста, визуализирующая основную проблематику и влияющие на нее факторы.

Первый этап работы начался с глубокого анализа текущих процессов компании. Мы провели интервью с ключевыми сотрудниками и руководителями подразделений, чтобы понять, какие задачи они решают ежедневно, какие инструменты используют, и где возникают наибольшие трудности. Были изучены существующие регламентирующие документы и рабочие инструкции, что позволило составить подробную картину текущего состояния дел.

На основе собранных данных мы создали верхнеуровневую карту процессов, которая наглядно демонстрировала взаимодействие между различными отделами и участниками процессов. Эта карта позволила выявить узкие места и наиболее уязвимые участки, где происходят задержки или ошибки. Мы также провели анализ влияния выявленных проблем на общие бизнес-показатели компании, такие как доходность, скорость обслуживания клиентов и затраты на управление.

Следующим шагом стало тесное сотрудничество с руководством компании. Мы совместно оценили возможный эффект от оптимизации каждого выявленного направления, и на основе этой оценки составили дорожную карту дальнейших действий. Важным аспектом было определение приоритетов: какие процессы требуют немедленного вмешательства, а какие можно отложить на более поздний этап.

При разработке плана действий мы учитывали влияние каждого решения на ключевые бизнес-показатели компании: увеличение прибыли, сокращение операционных затрат и улучшение качества обслуживания клиентов. Это позволило определить наиболее эффективные пути достижения поставленных целей и наметить последовательность внедрения изменений.

Возможное изображение:
Детализированная карта текущих процессов компании с обозначением узких мест и проблемных участков, а также схемой влияния этих проблем на ключевые бизнес-показатели.

Реализация проекта включала несколько ключевых этапов, каждый из которых был тщательно спланирован и согласован с заказчиком:

• Установочная kick-off встреча: В начале проекта была проведена встреча с участием всех заинтересованных сторон, включая руководителей отделов, IT-подразделения и ключевых сотрудников. Цель встречи — согласовать цели проекта, обсудить ожидания и определить основные вехи и сроки. Это позволило задать правильный тон для всей последующей работы и обеспечить единое понимание задач среди участников.
• Сбор первичных данных: Мы приступили к сбору и систематизации данных, которые отражали текущее состояние дел. Были зафиксированы проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, а также требования и пожелания, которые позволили бы улучшить процессы. Этот этап включал не только анализ внутренних данных, но и изучение лучших отраслевых практик, которые могли бы быть применимы в данном случае.
• Формирование первой версии целевой модели (TO-BE): На основе собранных данных и пожеланий клиента мы разработали первую версию целевой модели процесса. Эта модель отражала оптимизированные процессы, которые учитывали бы специфику компании и обеспечивали бы эффективное взаимодействие между отделами. Важной составляющей модели стало использование передовых подходов и технологий, которые могли бы автоматизировать рутинные задачи и снизить вероятность ошибок.
• Обсуждение первой версии целевой модели: Модель была представлена на обсуждение клиенту. В ходе обсуждения мы получили обратную связь, которая позволила скорректировать некоторые аспекты модели, учитывая реальные потребности и особенности компании. Такой подход обеспечил высокий уровень вовлеченности заказчика и позволил создать модель, которая максимально соответствовала его ожиданиям.
• Внесение правок и формирование финальной версии модели: На основе полученной обратной связи были внесены изменения, и мы сформировали финальную версию целевой модели. Эта модель прошла финальное согласование со всеми заинтересованными сторонами, что позволило нам двигаться к следующему этапу — внедрению.
• Итоговая презентация и согласование: В конце работы мы провели итоговую презентацию, на которой представили все ключевые моменты и результаты нашего труда. Финальная версия модели была утверждена и принята в качестве основного руководства к действию.

Использование нотации BPMN для создания схем процессов оказалось весьма эффективным. Этот стандартный способ описания процессов обеспечил удобство обсуждения с участниками процесса и стал надежной основой для последующей реализации согласованного процесса на выбранной платформе.

Команда аналитиков, включающая экспертов с богатым опытом в различных отраслях, работала над проектом под руководством менеджера проекта. Мы провели детальный анализ существующих процессов, интервьюировали ключевых сотрудников и составили исчерпывающие схемы. На основе этих схем были разработаны детализированные технические требования, которые затем реализовал наш Low-code разработчик.

Возможное изображение:
График этапов реализации проекта, отображающий последовательность действий и ключевые вехи проекта, а также примеры схем процессов в нотации BPMN.

Оптимизация процессов в компании принесла значительные улучшения в ключевых аспектах ее деятельности. Внедрение новых моделей процессов и автоматизация рутинных задач привели к следующим результатам:

• Оптимизация процессов продаж: Сокращение времени обработки заказов от первичного контакта до их завершения на 60%. Это стало возможным благодаря внедрению автоматизированных уведомлений о смене этапов сделки и улучшению прозрачности процессов. Теперь каждый участник процесса может в режиме реального времени отслеживать, на каком этапе находится заказ, и какие действия необходимо предпринять.
• Сокращение времени согласования договоров: Благодаря созданию единого централизованного хранилища для всех договоров и автоматизации процессов их согласования, время на утверждение договоров сократилось на 40%. Вся история согласований теперь сохраняется в одном месте, что значительно уменьшает риск неучета мнений участников процесса.
• Улучшение кадровых и ИТ-процессов: Были оптимизированы процессы, связанные с управлением кадрами и технической поддержкой. Это позволило снизить количество ошибок, сократить время на выполнение задач и высвободить ресурсы для более стратегически важных проектов.
• Создание системы отчетности: Для каждого процесса была разработана система отчетности, которая позволяет в режиме реального времени отслеживать эффективность работы и быстро выявлять отклонения. Это значительно повысило контроль над процессами и позволило оперативно реагировать на любые проблемы.
• Разработка пользовательских инструкций: Были созданы подробные инструкции для сотрудников, которые позволили сократить количество ошибок и повысить скорость исполнения задач. Эти инструкции стали важным инструментом для обучения новых сотрудников и повышения квалификации существующих.

Процессы стали более прозрачными и предсказуемыми, что не только ускорило выполнение задач, но и улучшило качество обслуживания клиентов. В будущем, на основе единого источника данных, компания сможет более точно планировать свои доходы и расходы, что откроет новые перспективы для дальнейшего роста.

Возможное изображение:
Диаграммы и графики, показы

Проект еще раз подтвердил важность проведения предварительного анализа и оптимизации бизнес-процессов перед их автоматизацией. Подход, основанный на глубоком понимании текущего состояния компании и ее потребностей, позволил не только устранить существующие проблемы, но и заложить прочную основу для дальнейшего развития.

Благодаря нашей работе клиент не только решил текущие задачи, связанные с ростом компании, но и подготовился к будущим вызовам. Оптимизация процессов привела к значительному повышению эффективности работы, сокращению времени выполнения ключевых операций и улучшению контроля на всех этапах. Это позволило компании ускорить обработку заказов, улучшить качество обслуживания и снизить операционные затраты.

Заказчик остался полностью доволен результатами проекта. Проблемы, с которыми компания столкнулась на этапе роста, были решены, а внедренные изменения подготовили компанию к дальнейшему развитию и выходу на новые рынки.

Мы продолжаем сотрудничество, обеспечивая техническую поддержку внедренных решений и готовясь к новым проектам, которые помогут компании достичь еще больших успехов. Гибкость и адаптивность нашей команды позволят быстро реагировать на изменения в бизнес-среде и предоставлять клиенту самые современные и эффективные решения.

Возможное изображение:
Изображение, символизирующее успех и удовлетворенность клиента, например, фотография команды, которая продолжает сотрудничество с компанией, или изображение, демонстрирующее достижение новых высот.