Компания, ведущая деятельность в сфере авиаперевозок, работает в отрасли с высокими рисками и значительными издержками, связанными с необходимостью их покрытия. В условиях постоянного контроля затрат и сложной экономической обстановки на рынке, компания столкнулась с необходимостью оптимизации ключевых бизнес-процессов для повышения их эффективности и прозрачности.

Одной из наиболее серьезных проблем оказалось управление взаиморасчетами с подрядчиками и поставщиками. Процессы расчета стоимости ремонтов и согласования счетов были длительными и непрозрачными, что приводило к задержкам оплаты и возникновению кассовых разрывов. Это создавало дополнительные финансовые риски и негативно влияло на отношения с партнерами.

В закупочной деятельности также наблюдались проблемы. Отсутствие централизованного контроля приводило к тому, что разные подразделения могли параллельно закупать одни и те же позиции, что вызывало затоваривание складов и увеличение издержек на хранение. Неэффективное управление закупками, в свою очередь, приводило к задержкам поставок и снижению оборачиваемости запасов.

Чтобы справиться с этими вызовами, компании требовалось не просто улучшить существующие процессы, но и разработать новую стратегию их управления, обеспечив прозрачность и сокращение времени на ключевые операции.

На этапе подготовки к проекту было важно провести всесторонний анализ текущих процессов и выявить их слабые стороны. В ходе начального аудита специалисты нашей компании детально изучили процессы взаиморасчетов и закупок, провели интервью с ключевыми сотрудниками, а также собрали данные о текущем состоянии складских запасов и закупочных процедур.

На основании собранных данных была разработана модель текущего состояния процессов (AS-IS), которая позволила наглядно представить все проблемы и узкие места. Основной акцент был сделан на оценке влияния выявленных недостатков на финансовые показатели компании и возможных рисков, связанных с отсутствием прозрачности.

Одним из ключевых факторов успеха проекта стала оценка эффективности каждого процесса и расчет потенциальных выгод от его оптимизации. Это позволило определить приоритетные направления работы и создать детализированную дорожную карту улучшений.

Возможное изображение:
Диаграмма, отображающая модель текущего состояния процессов (AS-IS) с выделением основных проблем и потенциальных улучшений.

Для достижения поставленных целей были использованы методики и инструменты, проверенные на практике и адаптированные под специфику отрасли.

• Оптимизация процесса взаиморасчетов:

В рамках проекта была внедрена система автоматизации расчетов стоимости ремонтов на базе методологии Lean Six Sigma. Основной акцент был сделан на сокращении времени на согласование счетов и устранение дублирующих этапов. Используя инструменты анализа причинно-следственных связей (Root Cause Analysis), мы выявили, что значительная часть задержек была вызвана недостаточной координацией между отделами и отсутствием стандартизированных процедур. В результате был разработан и внедрен единый регламент взаиморасчетов, а также автоматизированные рабочие потоки, которые сократили время на расчеты и согласования на 55%.

• Повышение прозрачности закупок и управления запасами:

Для устранения проблемы дублирования закупок и затоваривания склада были оптимизированы бизнес-процессы. Новые процесс был адаптирован под стандартные возможности системы Oracle, которая обеспечила централизованный контроль всех закупочных операций. Адаптация бизнес-процесса к уже используемой системе позволила автоматизировать процесс согласования заявок на закупку и обеспечить прозрачность на всех этапах. В дополнение к этому, была применена методика ABC-анализ для оптимизации управления запасами. Данный подход позволил классифицировать товарные запасы по степени важности и соответствующим образом распределить ресурсы, что сократило затраты на хранение на 20% и увеличило оборачиваемость складских запасов на 25%.

• Улучшение взаимодействия между подразделениями:

Для повышения эффективности взаимодействия между отделами и сокращения времени на принятие решений была внедрена платформа ELMA. Платформа позволила автоматизировать рутинные задачи, такие как утверждение закупочных заявок и управление запасами. В результате, количество ошибок, связанных с человеческим фактором, снизилось на 30%, а сроки согласования закупок и расчетов были значительно сокращены.

Команда проекта, состоящая из бизнес аналитиков, экспертов по автоматизации и специалистов по управлению изменениями, тесно сотрудничала с руководством компании и сотрудниками ключевых подразделений. Были проведены несколько циклов согласования новой модели процессов с целью обеспечения максимального соответствия специфике компании и требованиям отрасли. Кроме того, было организовано обучение персонала, направленное на повышение квалификации сотрудников и успешную адаптацию к новым инструментам и методикам работы.

Реализация проекта позволила компании достичь значительных результатов, которые обеспечили повышение эффективности и сокращение издержек:

• Сокращение сроков взаиморасчетов:
Внедрение автоматизированной системы расчетов и оптимизация процессов согласования позволили сократить время на взаиморасчеты на 55%, что улучшило ликвидность компании и сократило финансовые риски.

• Повышение прозрачности и эффективности закупок:
Благодаря запуску модуля управления запасами и ABC-анализа удалось повысить прозрачность закупок и управление запасами, что привело к снижению издержек на хранение на 20% и увеличению оборачиваемости складов на 25%.

• Улучшение взаимодействия между подразделениями:
Автоматизация рутинных задач и оптимизация взаимодействия между отделами позволили сократить время на принятие решений и снизить количество ошибок на 30%. Это улучшило общую эффективность компании и укрепило отношения с поставщиками.

Проект по оптимизации процессов в компании-лидере авиаперевозок подтвердил необходимость системного подхода к управлению бизнесом в условиях высокой степени риска и значительных издержек. Применение методик Lean Six Sigma и ABC-анализа, а также внедрение передовых автоматизированных решений позволило существенно улучшить эффективность операций и сократить затраты, связанные с управлением запасами и взаиморасчетами.

Компания не только достигла поставленных целей, но и создала прочную основу для дальнейшего развития, обеспечив себе конкурентное преимущество на рынке. Полученные результаты открывают новые возможности для оптимизации других процессов и повышения общей эффективности бизнеса.

В дальнейшем компания планирует продолжить сотрудничество для дальнейшего совершенствования своих бизнес-процессов и внедрения новых инновационных решений, способствующих устойчивому росту и развитию.